Nota Fiscal é o recibo que comprova transações de venda de produto ou serviço entre uma empresa e pessoa física ou, até mesmo, entre empresas.
A nota fiscal, basicamente, documenta uma transação e também serve para recolhimento de impostos de transações comerciais. Por este motivo, esse é um documento que merece uma atenção especial em empresas de todos os tamanhos.
É importante saber que quem nega ou deixa de fornecer os documentos fiscais está sujeito à penalidade e multas que podem prejudicar o crescimento e a imagem do negócio.
E, não só por isso: a emissão deste documento dá maior credibilidade ao negócio e também ajuda no controle financeiro.
Acompanhe os próximos tópicos. Em poucos minutos, você aprenderá:
O que é Nota Fiscal
Quem deve emitir notas fiscais
Por que emitir Nota Fiscal
Como emitir nota fiscal
Tipos de Notas Fiscais
Modelos de notas fiscais: conheça os principais
Nota Fiscal Eletrônica
Quais os benefícios em emitir nota fiscal eletrônica (NF-e)
Tipos de Nota Fiscal Eletrônica
Certificado Digital
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O que é Nota Fiscal?
É um documento que comprova a realização de uma venda ou a prestação de serviços. A nota fiscal é fundamental para que as empresas possam esclarecer os impostos incidentes sobre as operações realizadas, facilitando a fiscalização das autoridades responsáveis.
Não emitir a nota fiscal é considerado sonegação fiscal, um crime que traz consequências danosas ao empreendimento.
A emissão desses comprovantes fiscais é uma prática obrigatória, prevista na Lei Nº 8.846/94.
Por isso, é importante fazer a emissão do documento obrigatório sempre no momento da operação de venda ou prestação de serviço. Mais abaixo deste conteúdo, você pode conferir um tutorial de como emitir nota fiscal.
Quem deve emitir notas fiscais?
De modo geral, qualquer tipo de empresa que comercializa produto ou serviço deve emitir nota fiscal.
A emissão de documentos fiscais é obrigatória para negócios que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Já para os enquadrados no regime Simples Nacional ou MEI (Microempreendedor Individual) essa ação é dispensada.
Por que emitir notas fiscais?
Porque esse documento comprova a legalidade das operações realizadas, a regularização dos tributos destinados ao governo e a legalidade das mercadorias.
Esses benefícios são essenciais para a credibilidade do negócio, afinal, esse tipo de documento assegura a boa qualidade dos itens e a garantia do produto. Além do mais, emitir notas fiscais pode servir para atrair mais clientes e reforçar a confiança dos investidores.
Também vale salientar que emitir notas fiscais é importante para não colocar a empresa em maus lençóis — quem faz sonegação de impostos pode ser enquadrado em diversos crimes da legislação brasileira, trazendo multas e até mesmo o término da companhia.
A Nota Fiscal é ainda um comprovante de compra e que ajuda o consumidor a requisitar serviços como garantia ou, até mesmo, em casos de troca ou devolução de mercadorias.
Além do mais, por meio desse documento, é possível ter maior controle de entrada e saída, além dos impostos pagos e dos valores pagos pelos clientes, entre outras informações contábeis.
Como emitir Notas Fiscais?
Primeiramente, é necessário ter uma inscrição estadual, que é obtida no processo de abertura do CNPJ da empresa. Depois, é necessário verificar se, segundo a legislação, a emissão de notas fiscais físicas ou eletrônicas é obrigatória para o negócio.
Se for emitir notas físicas, é necessário atentar-se a uma Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) para confecção das notas. Já no caso da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é preciso ter habilitação na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) e um sistema de gestão que possibilite a emissão dos documentos.
Quais os tipos de notas fiscais?
Os tipos de notas fiscais são:
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
NF-e Complementar
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor)
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
Principais modelos de documentos fiscais
Nota Fiscal (Modelos 1 ou 1-A): Utilizada por todos os contribuintes sujeitos à legislação do IPI e do ICMS.
Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2): Documento emitido para o cliente que adquire a mercadoria ou o serviço.
Nota Fiscal de Produtor (Modelo 4): Utilizada para comprovar as operações rurais e trazer benefícios para os produtores.
Nota Fiscal de Energia Elétrica (Modelo 6): Tem como objetivo tratar as operações de distribuidoras de energia elétrica.
Nota Fiscal de Serviço de Transporte (Modelo 7): Utilizada em todos os tipos de transporte: de pessoas e de mercadorias.
Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (Modelo 21): Emitida por empresas de comunicação de qualquer meio.
Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações (Modelo 22): Destinada aos serviços de telecomunicação, como emissoras de rádio.
Principais modelos de Notas Fiscais Eletrônicas
Nota Fiscal Eletrônica (NFe): Documento eletrônico emitido por todas as empresas que comercializam produtos e serviços.
Nota Fiscal Complementar: Serve para acrescentar dados e valores que não foram registrados no documento original, como um acréscimo durante uma exportação.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): É destinada para empresas que prestam serviços, como assistências técnicas, hotéis e transportadoras.
Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e): Voltada para o consumidor final. É o documento substituto da nota fiscal modelo 2.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Tem como função registrar as operações de transporte de cargas realizadas no Brasil.
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): Documento impresso ou eletrônico que tem as principais informações da NFe. É ideal para o acompanhar o transporte da mercadoria.
Nota Fiscal Eletrônica modelo que surgiu para substituir a versão impressa
Implementada no Brasil em 2006, a Nota Fiscal eletrônica veio para substituir a tradicional nota fiscal impressa no papel. Essa ação serviu para centralizar as informações tributárias e facilitar o trabalho dos órgãos responsáveis.
A emissão obrigatória da Nota Fiscal eletrônica trouxe mudanças significativas e inúmeros benefícios para as relações comerciais de todo o Brasil, já que reduz custos e processos burocráticos.
O que é Nota Fiscal eletrônica?
É um documento gerado e armazenado eletronicamente que serve para comprovar e formalizar a venda de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital.
A Nota Fiscal eletrônica registra as operações tributárias para facilitar a fiscalização das transações que envolvem a empresa, o comprador e o órgão público.
A NF-e tem validade jurídica, pois é assegurada por uma assinatura digital da empresa emitente e pela autorização da administração tributária do estado responsável. Por isso, é possível utilizar o documento eletrônico como recibo e para recolhimento de impostos.
Quais os benefícios da NF-e?
Substituir a emissão manual das notas fiscais por um sistema eletrônico trouxe mais facilidade para o cotidiano dos empreendedores e maior integração administrativa, além de redução do consumo de papel.
Conheça outros benefícios da Nota Fiscal eletrônica:
Para a empresa (que compra ou vende):
Diminuição dos gastos de armazenagem de documentos fiscais;
Redução dos custos de envio do documento fiscal;
Simplificação da escrituração fiscal e contábil;
Diminuição de erros de digitação e trabalhos manuais;
Otimização do planejamento logístico;
Implementação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Para o cliente:
Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias.
Redução do consumo e do desperdício de papel;
Padronização dos processos que envolvem o comércio e o cliente;
Incentivo ao comércio eletrônico.
Para o Fisco:
Mais segurança nas informações das Notas Fiscais;
Otimização dos processos de controle fiscal;
Compartilhamento de informações entre os Fiscos;
Diminuição da sonegação.
Saiba como emitir Nota Fiscal eletrônica
Para utilizar o sistema da NF-e, primeiro é necessário adquirir um certificado digital – um tipo de assinatura eletrônica que comprova a validade do documento fiscal.
O segundo passo é credenciar o negócio na Secretaria da Fazenda do estado ou do município em que a empresa está registrada. Se a organização estiver em mais de uma unidade federativa, é necessário realizar o credenciamento em cada localidade.
Por fim, será necessário instalar um software emissor de notas fiscais eletrônicas. Uma dica é contratar um ERP de gestão empresarial para garantir segurança nas informações transmitidas e controlar melhor os processos.
Geralmente, o sistema faz a emissão das notas fiscais eletrônicas em apenas sete passos simples. Confira!
#1: Recebe o pedido de compra ou pagamento de serviço.
#2: Autentica a transação.
#3: Envia a NF-e ao lojista ou prestador de serviço.
#4: Gera um documento auxiliar que acompanha a mercadoria.
#5: Envia as informações da transação para Secretaria da Fazenda para autenticação.
#6: Cliente recebe um cupom fiscal comprovando as transações.
#7: Emissão de relatórios fiscais de fechamento de caixa.
Existem diversos tipos de notas fiscais eletrônicas para cada objetivo de negócio
Existem quatro tipos de notas fiscais eletrônicas, voltadas para diferentes objetivos e necessidades.
Conheça os principais modelos utilizados:
Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
Nota fiscal eletônica mais comum, utilizada por lojas físicas e e-commerces que vendem produtos atribuídos ao Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A validade jurídica do documento é assegurada pela assinatura digital.
Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)
Criada com o intuito de substituir a Declaração de Serviço, a NFS-e é destinada à prestação de serviços de qualquer natureza, como clínicas médicas, veterinárias, escolas e academias. Por isso, esse documento fiscal está diretamente ligado ao Imposto sobre Serviços (ISS).
Nota fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e)
Esse modelo de nota fiscal eletrônica é uma alternativa para substituir os tradicionais cupons fiscais usados no varejo. O documento reduz custos de obrigações acessórias aos contribuintes, aprimora o controle fiscal e comprova o que foi adquirido pelo consumidor. Além disso, a NFC-e reduz gastos e proporciona mais agilidade aos processos.
Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)
Criada em 2013, a Nota Fiscal de Transporte eletrônico é específica para os serviços de transporte rodoviário de cargas. O uso do documento tem como objetivo reduzir faturas e pagamentos duplicados, eliminando dados equivocados e divergências entre o que consta nas notas e os produtos transportador.
Para emitir a NF-e e outros documentos você precisa de um Certificado Digital
Certificado Digital é um documento de autenticação de validade jurídica e fiscal. Com ele, é possível emitir Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e Nota Fiscal do Consumidor.
Existem dois modelos de Certificado Digital: o A1 e o A3.
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